Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura, ticaret ve finans sektöründe sıkça karşılaşılan önemli bir belgedir. “Proforma fatura nedir?” sorusuna yanıt vererek işletmenize fayda sağlayabilecek bilgileri bir araya getirmeyi hedefledik. İlk olarak, kısa bir tanımla başlayalım:

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura, çoğunlukla bir teklif belgesi olarak kabul edilir ve alıcıya belirli bir ürün veya hizmetin maliyetini önceden bildirmek için hazırlanır. Herhangi bir mali yükümlülük doğurmaz ve resmi bir fatura olarak sayılmaz. Ticaret ve vergi hukuku açısından proforma fatura herhangi bir düzenleme ile zorunlu hale getirilmemiştir. Şirketler, proforma faturayı ihtiyaçlarına göre uyarlayabilir. Potansiyel müşterilere sunulan tekliflerin ayrıntıları hakkında bilgi verilirken, taraflar arasında bir uzlaşma sağlanmasına da katkıda bulunmuş olur. 

Proforma Faturada Bulunması Gereken Şartlar Nelerdir?

• Navlun ve sigorta ücretleri.
• Sevkiyatın şekli
• Faturanın tarihi.
• Satıcının ve alıcının ad/ünvanı, adres bilgileri.
• Ödeme şekli.
• Malların menşei.
• Teslim şekli.
• Mal veya hizmetin birim maliyeti/miktarı/toplamı.
• Mallara ait ambalaj özellikleri, numaralar gibi detaylı açıklamalar.

Proforma Fatura ile Normal Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

Proforma fatura, mal veya hizmetin alıcıya sunulmadan önceki aşamada, alıcının alacağı ürün veya hizmet hakkında bilgi veren bir belgedir. Alıcıya yönelik bir taahhüt niteliği taşır ve genellikle satış sürecinin başlangıcında kullanılır. Diğer taraftan, normal fatura ise malın veya hizmetin tesliminden sonra düzenlenir ve alıcının ödemesi gereken tutarı belirtir. Her iki fatura türü de ticari işlemler açısından önemli belgelerdir, ancak işlevleri ve yasal gereksinimleri bakımından farklılık gösterir.

Proforma fatura için gelir-gider defterine kayıt yapılması gerekmez; alıcı ve satıcı arasında resmi bir işlem yapılmadan önceki bir aşamadır. Ancak, fatura düzenlendiğinde, her iki tarafın da defterine kayıt yapılması zorunludur.  Proforma fatura, alıcı tarafından teslim alınacak ürün veya hizmetle ilgili bilgi sunar ve bir taahhüt niteliği taşır. Normal faturada ise satıcı tarafından hazırlanan, ürün veya hizmet için alıcının ödemesi gereken tutar bilgisi bulunur.

Proforma Faturanın Özellikleri Nelerdir?

Müşterilere yüksek standartta bir hizmet sunmanın yanı sıra, onların anlayabileceği şekillerde ve şartlarda sözleşme yapabilmek için farklı belgeler hazırlanabilir. Fatura, teklif, sözleşme ve fatura benzeri dokümanlar olarak ortaya çıkmaktadır. Piyasada sıkça fatura benzeri belgeler düzenlenip temin edilebilmektedir. Bu belgelerden bir diğeri de proforma faturalardır.

Proforma faturayı bir ön sözleşme dokümanı olarak kabul edebiliriz. Proforma fatura, ticari bir belge olmasının yanı sıra, genellikle bir mal ya da hizmetin satışına ilişkin şartlar ve fiyatlar içeren bir teklif niteliğindedir. Alıcı ve satıcı arasındaki sözleşmenin detaylarını netleştirerek tarafların birbirlerine karşı olan yükümlülüklerini tanımlar.

Proforma faturanın en belirgin özelliklerinden biri, genellikle resmi bir fatura olarak değerlendirilmemesidir; bu nedenle muhasebe kayıtlarında yer almaz. Bu durumdan ötürü, proforma faturalar genellikle bir satışın gerçekleşmesinden önce hazırlanan, fiyat teklifleri ve ödeme şartlarını içeren geçici belgeler olarak kullanılmaktadır. Alıcı, proforma faturayı inceledikten sonra kabul etmesi durumunda satıcıya geri dönerek sözleşmeyi tamamlayabilir.

Proforma Fatura Nerede Kullanılır?

Proforma fatura, ithalat ve ihracat işlemlerinde önemli bir rol oynamaktadır. Özellikle, ihracatçının ithalatçıya yaptığı teklif veya taraflar arasındaki anlaşmaya dayanarak açılacak bir akreditif için sevkiyat öncesinde düzenlenmesi gerektiğinde kullanılmaktadır. 

İthalatçı, ihracatçının sunduğu teklifi kabul ettiğinde ve bu onay üzerine bir sipariş vermek istediğinde, fatura türünün şartlarını kabul ettiğini belirtmelidir. Proforma fatura, alım-satım işlemlerinin başlangıcında iki taraf arasında etkili bir iletişim kurulmasına katkı sağlar.

Proforma fatura, ticari işlemlerde bir tür ön sözleşme olarak görev yaparak, tarafların sorumluluklarını ve beklentilerini netleştirmelerine olanak tanır. Süreç ilerledikçe ortaya çıkabilecek olası sorunların azalması sağlanır. 

Proforma Fatura Örneği 

Proforma Fatura

Satıcı Bilgileri
Firma Adı: İthalat ve İhracat Ltd. Şti.
Adres: Örnek Mah. 123. Sok. No:45 İstanbul
Telefon: +90 212 1223 45 67
E-posta: info@abcihracat.com

Alıcı Bilgileri
Firma Adı: Ticaret A.Ş.
Adres: Ticaret Cad. No:25 Ankara
Telefon: +90 312 987 65 43
E–posta: satınalma@xyzticaret.com

Fatura Detayları
Fatura Tarihi: 28 Ocak 2025
Fatura Numarası: PF-20250128-001
Ödeme Şekli: Havale / EFT
Teslim Şekli: FOB – İstanbul

Ürün Listesi

Notlar

• Bu belge yalnızca bilgi amaçlı düzenlenmiştir ve kesin fatura yerine geçmez.
• Teslimat süresi 10 iş günü olarak tahmin edilmektedir.

Yetkili İmza